Bij een klein initiatief moet bijvoorbeeld gedacht worden aan het (aan)bouwen van een woning, het realiseren van een tuinhuis of het plaatsen van een dakkapel. Bij een klein initiatief volstaat het om alle betrokkenen in de buurt op de hoogte te brengen met een brief. Omwonenden kunnen hierop schriftelijk of mondeling reageren. Je kunt er ook voor kiezen om de buurt mondeling op de hoogte te brengen. Hieronder tref je een voorbeeldbrief aan. De inhoud van de brief moet minstens voldoen aan de volgende punten:

• Geef in de brief aan wie u bent en wat uw plannen zijn, mogelijk met een tekening van het plan erbij;
• Geef een motivatie voor uw plannen of leg uit wat er verandert ten opzichte van de huidige situatie;
• Geef aan bij welke onderdelen nog ruimte is voor inspraak;
• Geef de betrokkenen 2 weken de tijd om een reactie te geven op uw plan (mondeling of schriftelijk);
• Beschrijf kort de procedure die bij de gemeente doorlopen wordt.

> Voorbeeldbrief omgevingsdialoog (word-bestand) 

Bekijk het stappenplan onderaan deze pagina hoe je het proces voor een succesvolle omgevingsdialoog kunt voeren.

Bij een groot initiatief gaat het bijvoorbeeld om het realiseren van meerdere woningen of appartementen, het renoveren van een kantoorpand of andere plannen die een grote invloed hebben op de omgeving. Bij een groot initiatief raden we aan om een (digitale) informatiebijeenkomst te organiseren waarbij alle betrokkenen worden uitgenodigd. Verstuur de uitnodiging, binnen een redelijke termijn (minstens 2 weken), voor de (digitale) informatiebijeenkomst aan alle betrokkenen. In deze uitnodiging neem je bijvoorbeeld de volgende punten op:

• Wie ben je en wat zijn jouw plannen;
• Waarom de bijeenkomst wordt georganiseerd;
• Waar en wanneer de bijeenkomst is;
• Of het vrije inloop is, of een presentatie;
• Of betrokkenen zich moeten aanmelden.

Informatiebijeenkomst
Tijdens de (digitale) informatiebijeenkomst licht jij de plannen toe. Dit kan bijvoorbeeld door het geven van een presentatie of uitleg met informatieborden. Tijdens de uitleg kun je aangeven welke onderdelen nog besproken kunnen worden en welke onderdelen vast staan in jouw plannen. Verder kun je ook aangeven wat de planning is en wat je met de vragen/opmerkingen gaat doen. Het is belangrijk dat je de aanwezigen de mogelijkheid geeft om vragen te stellen, ook nog na de bijeenkomst. Geef betrokkenen die niet aanwezig kunnen zijn 2 weken de tijd om schriftelijk te reageren op het plan. 

> Voorbeeldbrief uitnodiging informatiebijeenkomst (word-bestand) 

Bekijk het stappenplan onderaan deze pagina hoe je het proces voor een succesvolle omgevingsdialoog kunt voeren.

a. Omgeving analyseren (+ kiezen vorm)
Bepaal wie er in de buurt als gevolg van het plan betrokken moet worden bij de omgevingsdialoog. Dit zouden in elk geval de eigenaren van aangrenzende percelen moeten zijn. Maak een inschatting van de invloed dat het plan heeft op de omgeving. Bepaal op basis daarvan wie betrokken moet worden en kies de passende vorm van het omgevingsdialoog zoals hierboven aangegeven. 

b. Omgeving informeren
De initiatiefnemer is in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor het informeren van de omgeving over het initiatief. Informeer alle betrokkenen uit stap a. over jouw initiatief. Bij een klein initiatief kun je de omgeving schriftelijk of mondeling (met een kopje koffie) informeren en laten reageren. Kies je voor een (digitale) informatiebijeenkomst, dan kun je een uitnodiging sturen naar alle betrokkenen met alle informatie, waarbij je het initiatief vervolgens toelicht tijdens de bijeenkomst. Omwonenden krijgen de gelegenheid om te reageren.

c. Omgevingsdialoog voeren
Je bent als initiatiefnemer vrij om een vorm te kiezen voor de dialoog (schriftelijk of met een informatiebijeenkomst). Voor beide vormen zijn de volgende uitgangspunten belangrijk:

• Je legt als initiatiefnemer het plan uit aan de deelnemers van de dialoog;
• Betrokkenen krijgen de gelegenheid om hierop te reageren;
• De initiatiefnemer gaat in op de reacties en geeft aan hoe de opmerkingen worden meegenomen in de definitieve aanvraag. Het is belangrijk om opmerkingen zoveel mogelijk mee te nemen. Het zorgt voor een betere aanvraag en je loopt in het vervolg van de procedure tegen minder bezwaren aan.

d. Verslag maken
Tot slot schrijf je een verslag van het omgevingsdialoog. Hierin staan de volgende zaken:

• Hoeveel en welke betrokkenen zijn benaderd;
• Welke vorm heb je gekozen voor de omgevingsdialoog;
• Wat waren de reacties op het plan;
• Wat heb je met deze reacties gedaan;
• Zijn jouw plannen op basis van de reacties aangepast;
• Wat is jouw ervaring met het omgevingsdialoog;
• Wat is jouw ervaring met deze handreiking.

5. Vragen
Heb je vragen over het omgevingsdialoog? Neem dan contact met de gemeente Heusden. Wij helpen je graag met het geven van advies over een mogelijke aanpak of het kiezen van de juiste vorm. 
 

Deze handreiking vormt geen juridische basis voor het verdere verloop van de aanvraag. Het verandert niets aan de mogelijkheden voor burgers die op grond van de wet recht hebben op het indienen van zienswijzen tegen het plan of bezwaar kunnen maken tegen de bouwplannen.