Evenement organiseren

Wil jij een evenement organiseren? Dan zijn er 3 mogelijkheden:

  1. Je hoeft het evenement niet te melden bij de gemeente;
  2. Je hoeft alleen een melding in te dienen bij de gemeente;
  3. Je hebt een evenementenvergunning nodig van de gemeente.

De vergunning kun je digitaal aanvragen, in de aanvraag kun je ook toestemming vragen voor het verstrekken van alcoholische drank, het nemen van tijdelijke verkeersmaatregelen en het plaatsen van aankondigingen.

Evenementenvergunning aanvragen (DigiD)

Evenementenvergunning aanvragen (EHerkenning)

Melding doen van kleinschalig evenement (DigiD)

Melding doen van kleinschalig evenement (EHerkenning)

Melding meerjarige evenementenvergunning (DigiD)

Melding meerjarige evenementenvergunning (EHerkenning)

Snel weten of je wel of geen vergunning nodig hebt? Beantwoord dan de onderstaande vragen:

  • Zijn er meer dan 150 personen tegelijkertijd aanwezig bij het evenement?
  • Plaatst/gebruik je een tent voor meer dan 50 personen?
  • Wil je de straat afsluiten voor het doorgaande verkeer?
  • Verstrek je tegen betaling alcoholische drank?
  • Maak je gebruik van een professionele geluidsinstallatie (met DJ)?

Heb je alle vragen met NEE beantwoord, dan hoef je het evenement niet te melden bij de gemeente of hiervoor vergunning aan te vragen. Let op! In de volgende twee situaties moet je het evenement wel melden:

  • Je beantwoordt alle vragen met NEE, maar houdt het evenement op het Raadhuisplein, de roeivijver (Drunen), de wielerbaan (Nieuwkuijk), het Plein (Vlijmen) of de Vismarkt (Heusden).
  • Je sluit wel een straat af, maar beantwoordt de overige vragen allemaal met NEE.

In alle overige gevallen heb je voor het evenement wel een vergunning nodig. Twijfel je? Neem dan contact op met de gemeente! Wij denken graag met je mee en bekijken samen wat jij voor jouw evenement nodig hebt.

Ook als je het evenement niet hoeft te melden, gelden er algemene regels. Daarnaast zijn er aanvullende regels. Klik hieronder op de tekst om de regels in te zien:

Vanwege COVID-19 moet je als organisator kunnen aantonen op welke manier aan de algemene regels (noodverordening) kan worden voldaan. Je moet daarom beschrijven welke maatregelen worden getroffen om de verspreiding van het COVID-19 virus tegen te gaan en hoe je kunt voldoen aan de noodverordening.

Een complete vergunningaanvraag of melding van een kleinschalig evenement bevat dus ook een beschrijving welke maatregelen je treft of, bij grotere evenementen, een COVID-19 plan. Dit kan een compleet draaiboek zijn, een paragraaf, of integraal zijn opgenomen in het veiligheidsplan. Als deze informatie ontbreekt bij een aanvraag of melding, wordt deze niet in behandeling genomen. Ook meldingsvrije evenementen waar de gemeente geen zicht op heeft moeten maatregelen treffen in strijd tegen COVID-19, die voldoen aan de noodverordening.

Om maatwerk te kunnen leveren en een zo veilig mogelijk evenement te kunnen organiseren, moet je antwoord kunnen geven op onderstaande vragen. Kunnen wij de aanvraag niet voldoende toetsen aan de hand van deze vragen dan plannen we een (telefonische) afspraak met je in. Na dit gesprek beoordelen we of het evenement verantwoord genoeg door kan gaan. 

Waar moet je bij het organiseren van een evenement rekening mee houden vanwege de COVID-19 maatregelen?

  • Hoe wordt er gezorgd dat bezoekers/deelnemers te allen tijde 1,5 meter afstand kunnen houden?
  • Hoe wordt er gezorgd dat bezoekers/deelnemersstromen elkaar niet kruisen en de 1,5 meter afstand bewaard kan blijven?
  • Hoe wordt er gezorgd voor de stromen van personen met betrekking tot gebruik sanitaire voorzieningen?
  • Welke hygiëne maatregelen worden er getroffen in het tegen gaan van verspreiding van het virus?
  • Als er zitplaatsen zijn, hoe wordt er gezorgd dat bezoekers daar op een goede manier komen en blijven?

Het in behandeling nemen van een aanvraag kost:

  • Een vergunning voor het houden van een regulier evenement (categorie A) 156 euro

  • Een vergunning voor het houden van een aandacht evenement (categorie B) 260 euro

  • Een vergunning voor het houden van een risico evenement (categorie C) 519 euro

De gemeente kan vrijstelling van de leges verlenen als het gaat om activiteiten met een politiek, godsdienstig, sociaal, charitatief, cultureel of sportief doel. Er mag in ieder geval geen sprake zijn van een directe of indirecte commerciële (neven)activiteit.

Beoordeling
Een evenementenvergunning kan worden geweigerd in het belang van:

  1. De openbare orde

  2. Het voorkomen of beperken van overlast

  3. De verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen

  4. De zedelijkheid of gezondheid

  5. De bescherming van het milieu

Aanvraagtermijn
Melding: 3 weken voor aanvang
Evenementenvergunning: 8 weken voor aanvang (categorie A)

Voor grote evenementen waarbij de inzet van hulpdiensten noodzakelijk is, geldt een termijn van 14 (categorie B) of 20 (categorie C) weken. Dit is o.a. nodig omdat zij voor het evenement tijdig extra personeel moeten inplannen. Voor grote evenementen is altijd een vooroverleg noodzakelijk. Neem hiervoor contact op met de gemeente. In het vooroverleg wordt o.a. besproken in welke categorie het evenement valt en welke aanvullende stukken (bijvoorbeeld een veiligheidsplan) je bij de aanvraag moet aanleveren.

 

Verkeersregelaars
Bij de inzet van verkeersregelaars moet je het evenement aanmelden op https://www.verkeersregelaarsexamen.nl/. Elke verkeersregelaar moet namelijk een instructie hebben gevolgd en zijn aangesteld door de burgemeester.

Na registratie keurt de gemeente het evenement goed en ontvang je de code voor het volgen van de instructie automatisch in jouw account. De code is te raadplegen onder "verkeersregelaars uitnodigen". De code kun je doorsturen naar de deelnemers en is geldig tot een dag voor het evenement.

Zet je verkeersregelaars in die nog een geldige aanstelling hebben? Ook deze personen moeten zich registeren. De SVNL zal de geldigheid controleren en hen direct op de verkeersregelaarslijst plaatsen. Deze lijst moet je kunnen tonen tijdens het evenement, indien de politie hier om vraagt. De aanstelling van elke verkeersregelaar volgt automatisch na het voltooien van de instructie. Elke verkeersregelaar is aangesteld tot een jaar na slagingsdatum

Voor het aanvragen en volgen van de instructie zijn handleidingen beschikbaar.

Dranghekken en overige materialen

Wij adviseren je gemeentelijke materialen (dranghekken, kliko's, etc.) op tijd te reserveren bij de gemeentewerf. Je kunt hiervoor contact opnemen met de gemeente. De materialen zijn beschikbaar zolang de voorraad strekt. Als het materiaal niet beschikbaar is moet je hiervoor zelf zorgen.

De materialen kun je ophalen op de gemeentewerf aan de Duinweg 37 in Drunen. De gemeentewerf is geopend van maandag tot en met donderdag van 08.00 en 12.00 uur en 13.00 tot 16.00 uur. Op vrijdag zijn ze open van 08.00 tot 12.00 uur. Als de gemeente de materialen bezorgt en/of ophaalt, worden hiervoor kosten (manuren + wagen) in rekening gebracht.