Evenement organiseren

Onzekere tijd voor evenementen
update impact coronacrisis

Het is voor ons niet mogelijk met zekerheid te zeggen wanneer evenementen weer zijn toegestaan. Tot 1 juni zijn ze in ieder geval verboden. Mogelijk verlengt het kabinet deze maatregel. Heeft u vragen over uw eigen evenement? Neem dan telefonisch contact op met de gemeente Heusden via telefoonnummer (073) 513 17 89. De meest actuele informatie over het Coronavirus leest u hier

Evenementen mét vergunning
Met aanvragen voor evenementen die vergunningsplichtig zijn, gaan we als volgt om:

  • Organisatoren van evenementen in juni worden benaderd door de gemeente. De organisatoren bepalen of zij het risico willen lopen, dat het verbod op evenementen na 1 juni verlengd wordt. Als de organisatoren ervoor kiezen de aanvraag door te laten lopen, gaat de gemeente verder met de beoordeling en laat zo snel mogelijk weten of het evenement een vergunning krijgt.
  • Evenementen in juli-augustus, óók als ze (ruim) voor de Coronacrisis zijn aangevraagd, krijgen vier weken voor het evenement plaatsvindt te horen of zij een vergunning krijgen. Dit kan betekenen dat de gemeente de aanvraagprocedure opschort tot vier weken voor de datum van het evenement.
  • Evenementen in september tot en met december beoordelen we zoals we normaal doen.

Belangrijk: alle verleende evenementenvergunningen in 2020 zijn onder voorbehoud van verdere besluiten over de Coronacrisis door het kabinet of de Veiligheidsregio.

Pas wanneer een organisator een vergunning krijgt, brengen we leges in rekening. Als uitzondering op onze normale werkwijze brengen we geen kosten in rekening wanneer de aanvraag door de organisatoren zelf wordt ingetrokken. Hiermee komen we tegemoet aan de onzekere tijden voor organisatoren van evenementen.

Evenementen zonder vergunning, maar met meldingsplicht
Tot 1 juni zijn alle evenementen verboden. Dus ook de evenementen waarvoor alleen een meldingsplicht geldt en zelfs de evenementen, die niet gemeld hoeven te worden. Na 1 juni mogen deze evenementen weer, tenzij het kabinet het verbod verlengt. 

Evenement uitstellen?
We snappen dat organisatoren hun evenement willen uitstellen. We werken hier graag aan mee, maar vragen organisatoren wel rekening te houden met het volgende.

In de tweede helft van dit jaar is de evenementenkalender in onze gemeente al flink gevuld. Hierdoor kan het zijn dat er simpelweg geen ruimte meer is voor nieuwe evenementen. We moeten bovendien rekening houden met de capaciteit van de politie om evenementen te begeleiden. Die capaciteit is vaak al krap. Wanneer evenementen uit de eerste helft van 2020 verplaatst worden naar de tweede helft, wordt er nog meer een beroep gedaan op de schaarse capaciteit van de politie. Dit kan betekenen dat voor evenementen, die uitgesteld worden tot de tweede helft van 2020, geen vergunning verleend kan worden. Wij vragen uw begrip hiervoor!

Aanvragen
Als u een evenement wilt organiseren, zijn er 3 mogelijkheden:

  • U hoeft uw evenement niet te melden;
  • U hoeft alleen een melding in te dienen;
  • U heeft een evenementenvergunning nodig.

Snel weten of u wel of geen vergunning nodig hebt? Beantwoord dan de onderstaande vragen:

  • Zijn er meer dan 150 personen tegelijkertijd aanwezig bij uw evenement?
  • Plaatst en gebruikt u een tent voor meer dan 50 personen?
  • Wilt u de straat afsluiten voor het doorgaande verkeer?
  • Verstrekt u tegen betaling alcoholische drank?
  • Maakt u gebruik van een professionele geluidsinstallatie (met DJ)?

Hebt u alle vragen met NEE beantwoord, dan hoeft u uw evenement niet te melden of hiervoor vergunning aan te vragen. Let op! In de volgende twee situaties moet u uw evenement wel melden:

  • U beantwoordt alle vragen met NEE, maar houdt het evenement op het Raadhuisplein, de roeivijver (Drunen), de wielerbaan (Nieuwkuijk), het Plein (Vlijmen) of de Vismarkt (Heusden).
  • U sluit wel uw straat af, maar beantwoordt de overige vragen allemaal met NEE.

Ook als u uw evenement niet hoeft te melden, gelden er algemene regels. Daarnaast zijn er aanvullende regels voor rommelmarkten, vuurkorven en fakkels, barbecueën en kleine tenten.

In alle overige gevallen heeft u voor uw evenement wel een vergunning nodig. De vergunning kunt u digitaal aanvragen. In uw aanvraag kunt u ook toestemming vragen voor:

  • Het verstrekken van alcoholische drank
  • Het nemen van tijdelijke verkeersmaatregelen
  • Het plaatsen van aankondigingen

Twijfelt u? Neem dan contact op met de gemeente. Wij denken graag met u mee en bekijken samen wat u voor uw evenement nodig heeft.

Evenementenkalender
Het Heusdens Buro voor Toerisme beheert de evenementenkalender van de gemeente Heusden. Ook uw evenement kunt u hiervoor aanmelden.

Voorwaarden

Beoordeling
Een evenementenvergunning kan worden geweigerd in het belang van:

  1. De openbare orde

  2. Het voorkomen of beperken van overlast

  3. De verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen

  4. De zedelijkheid of gezondheid

  5. De bescherming van het milieu

Aanvraagtermijn
Melding: 3 weken voor aanvang
Evenementenvergunning: 8 weken voor aanvang (categorie A)

Voor grote evenementen waarbij de inzet van hulpdiensten noodzakelijk is, geldt een termijn van 14 (categorie B) of 20 (categorie C) weken. Dit is o.a. nodig omdat zij voor het evenement tijdig extra personeel moeten inplannen. Voor grote evenementen is altijd een vooroverleg noodzakelijk. Neem hiervoor contact op met de gemeente. In het vooroverleg wordt o.a. besproken in welke categorie uw evenement valt en welke aanvullende stukken (bijvoorbeeld een veiligheidsplan) u bij de aanvraag moet aanleveren.


Toelichting kosten

Het in behandeling nemen van een aanvraag kost:

  • Een vergunning voor het houden van een regulier evenement (categorie A) 156 euro

  • Een vergunning voor het houden van een aandacht evenement (categorie B) 260 euro

  • Een vergunning voor het houden van een risico evenement (categorie C) 519 euro

De gemeente kan vrijstelling van de leges verlenen als het gaat om activiteiten met een politiek, godsdienstig, sociaal, charitatief, cultureel of sportief doel. Er mag in ieder geval geen sprake zijn van een directe of indirecte commerciƫle (neven)activiteit.

Bijzonderheden

Verkeersregelaars
Bij de inzet van verkeersregelaars moet u uw evenement aanmelden op https://www.verkeersregelaarsexamen.nl/. Elke verkeersregelaar moet namelijk een instructie hebben gevolgd en zijn aangesteld door de burgemeester.

Na registratie keurt de gemeente het evenement goed en ontvangt u de code voor het volgen van de instructie automatisch in uw account. De code is te raadplegen onder "verkeersregelaars uitnodigen". De code kunt u doorsturen naar de deelnemers en is geldig tot een dag voor het evenement.

Zet u verkeersregelaars in die nog een geldige aanstelling hebben? Ook deze personen moeten zich registeren. De SVNL zal de geldigheid controleren en hen direct op de verkeersregelaarslijst plaatsen. Deze lijst moet u kunnen tonen tijdens uw evenement, indien de politie hier om vraagt. De aanstelling van elke verkeersregelaar volgt automatisch na het voltooien van de instructie. Elke verkeersregelaar is aangesteld tot een jaar na slagingsdatum

Voor het aanvragen en volgen van de instructie zijn handleidingen beschikbaar.

Dranghekken en overige materialen

Wij adviseren u gemeentelijke materialen (dranghekken, kliko's, etc.) op tijd te reserveren bij de gemeentewerf. U kunt hiervoor contact opnemen met de gemeente. De materialen zijn beschikbaar zolang de voorraad strekt. Als het materiaal niet beschikbaar is moet u er zelf voor zorgen.

De materialen kunt u ophalen op de gemeentewerf aan de Duinweg 37 in Drunen. De gemeentewerf is geopend van maandag tot en met donderdag van 08.00 en 12.00 uur en 13.00 tot 16.00 uur. Op vrijdag is de openingstijd van 08.00 tot 12.00 uur. Als de gemeente de materialen bij u bezorgt en/of ophaalt, worden de hiervoor gemaakte kosten (manuren + wagen) bij u in rekening gebracht.


Uitvoeringsinstantie

Gemeente

Uitgelicht